Ochrona danych osobowych (RODO)

Informacja o tym, jak WANMED sp. z o.o. przetwarza dane osobowe pacjentów, osób upoważnionych, kandydatów do pracy oraz kontrahentów. Zasady dotyczące samej strony internetowej opisaliśmy w Polityce prywatności.

Administrator danych i inspektor ochrony danych

Administratorem Państwa danych osobowych jest:
WANMED spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Kozińce 9, 16-002 Kozińce
KRS 0001155664, NIP 9662202747, REGON 540911864
tel. 85 719 93 14 · e-mail wanmed@wanmedpoz.pl

Inspektor ochrony danych (IOD):
Marta Królikowska
e-mail: iod.rodo@wanmedpoz.pl
korespondencyjnie: adres siedziby Administratora z dopiskiem „IOD”

Z inspektorem ochrony danych mogą się Państwo kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem.

Klauzula informacyjna dla pacjentów

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 RODO informujemy, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe naszych pacjentów.

Cele i podstawy prawne przetwarzania

Odbiorcy danych

Państwa dane mogą zostać udostępnione lub powierzone:

• osobom wykonującym zawód medyczny, zatrudnionym lub współpracującym z Administratorem, oraz innym osobom wykonującym czynności pomocnicze — w zakresie niezbędnym do udzielenia świadczenia;
• Narodowemu Funduszowi Zdrowia oraz Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych — w zakresie wynikającym z przepisów prawa;
• podmiotom prowadzącym systemy teleinformatyczne ochrony zdrowia (e-recepta, e-skierowanie, e-ZLA, Internetowe Konto Pacjenta);
• dostawcy oprogramowania gabinetowego oraz podmiotom świadczącym obsługę informatyczną i hosting — na podstawie umów powierzenia przetwarzania;
• laboratoriom diagnostycznym i pracowniom, którym zlecamy badania;
• biuru rachunkowemu, kancelariom prawnym oraz podmiotom archiwizującym i niszczącym dokumentację;
• innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (m.in. sądy, prokuratura, organy rentowe, Rzecznik Praw Pacjenta, inspekcja sanitarna).

Nie przekazujemy Państwa danych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego ani do organizacji międzynarodowych.

Okres przechowywania

Dokumentację medyczną przechowujemy przez okresy wskazane w art. 29 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta:

Obowiązek podania danych

Podanie danych identyfikacyjnych jest wymogiem ustawowym. Odmowa ich podania uniemożliwia ustalenie Państwa tożsamości i tym samym udzielenie świadczenia zdrowotnego, z wyjątkiem sytuacji zagrożenia życia lub zdrowia. Podanie numeru telefonu lub adresu e-mail jest dobrowolne, ale ułatwia kontakt w sprawie wizyt i wyników badań.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Państwa dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.

Osoby upoważnione przez pacjenta i przedstawiciele ustawowi

Zgodnie z art. 14 RODO informujemy osoby, których dane otrzymaliśmy od pacjenta, a nie bezpośrednio od nich:

• Źródło danych: dane (imię i nazwisko, stopień pokrewieństwa, dane kontaktowe) otrzymaliśmy od pacjenta, który upoważnił Państwa do uzyskiwania informacji o swoim stanie zdrowia lub do dostępu do dokumentacji medycznej, albo wskazał Państwa jako przedstawiciela ustawowego.
• Cel i podstawa: realizacja praw pacjenta wynikających z art. 9 i art. 26 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Okres przechowywania: upoważnienie stanowi część dokumentacji medycznej pacjenta i podlega tym samym okresom przechowywania (co do zasady 20 lat).
• Odbiorcy i prawa: jak wskazano powyżej dla pacjentów.

Klauzula informacyjna dla kandydatów do pracy i współpracy

• Cel: przeprowadzenie procesu rekrutacji na stanowisko, którego dotyczy zgłoszenie.
• Podstawy prawne: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 22¹ Kodeksu pracy — w zakresie danych wymaganych przepisami; art. 6 ust. 1 lit. b RODO — w zakresie danych niezbędnych do zawarcia umowy; art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) — w zakresie danych podanych dodatkowo, w tym wizerunku w CV; art. 6 ust. 1 lit. f RODO — ustalenie i obrona roszczeń.
• Stanowiska medyczne: w przypadku stanowisk związanych z leczeniem małoletnich weryfikujemy dane w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym — art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich.
• Okres przechowywania: do zakończenia rekrutacji, a w przypadku wyrażenia zgody na udział w przyszłych rekrutacjach — przez 12 miesięcy od jej wyrażenia. Zgodę można wycofać w każdej chwili.
• Podanie danych: w zakresie wynikającym z Kodeksu pracy jest wymogiem ustawowym; w pozostałym zakresie dobrowolne.

Klauzula informacyjna dla kontrahentów

• Kogo dotyczy: osób prowadzących działalność gospodarczą będących stroną umowy oraz osób wskazanych przez kontrahenta do kontaktu i realizacji umowy.
• Cel i podstawa: zawarcie i wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO; wypełnienie obowiązków podatkowych i rachunkowych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO; kontakt służbowy oraz ustalenie i obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Źródło danych osób kontaktowych: dane (imię i nazwisko, stanowisko, służbowy e-mail i telefon) otrzymujemy od kontrahenta, który Państwa wskazał.
• Odbiorcy: biuro rachunkowe, dostawcy usług IT, kancelarie prawne, organy podatkowe i inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa. W przypadku umów realizowanych ze środków publicznych — również Narodowy Fundusz Zdrowia i instytucje kontrolujące projekt.
• Okres przechowywania: przez czas trwania umowy, a następnie przez 5 lat od końca roku podatkowego (dokumentacja księgowa) oraz do upływu okresu przedawnienia roszczeń. W przypadku projektów dofinansowanych — przez okres wskazany w umowie o dofinansowanie.

Monitoring wizyjny i nagrywanie rozmów telefonicznych

Zakres opisany niżej wynika z rozdziału XIV regulaminu organizacyjnego.

Monitoring wizyjny

• Cel: zapewnienie bezpieczeństwa osób przebywających na terenie placówki, ochrona mienia oraz ochrona dokumentacji medycznej.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO w związku z art. 23a ustawy o działalności leczniczej, a wobec pracowników art. 22² Kodeksu pracy.
• Zakres: monitoring obejmuje wyłącznie pomieszczenia ogólnodostępne — wejście do budynku oraz przestrzeń rejestracji. Nie obejmuje gabinetów, w których udzielane są świadczenia zdrowotne, ani pomieszczeń sanitarnych i socjalnych.
• Okres przechowywania nagrań: nie dłużej niż 30 dni, po czym nagrania są automatycznie nadpisywane lub trwale usuwane. Jeżeli nagranie stanowi dowód w postępowaniu, termin ulega przedłużeniu do prawomocnego zakończenia sprawy.
• Dostęp do nagrań: wyłącznie Kierownik oraz osoby przez niego pisemnie upoważnione. Udostępnienie nagrania organom uprawnionym następuje na pisemny wniosek i jest odnotowywane.
• Oznaczenie: obszar objęty monitoringiem jest oznaczony w widoczny sposób.

Nagrywanie rozmów telefonicznych

• Co nagrywamy: rozmowy prowadzone przez główną linię telefoniczną przychodni. Teleporady nie są nagrywane.
• Cel: zapewnienie jakości obsługi oraz możliwość odtworzenia ustaleń dotyczących terminów wizyt.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora.
• Informacja przed rozmową: o nagrywaniu informujemy przed połączeniem z rejestracją. Z rozmowy można zrezygnować — sprawę załatwią Państwo osobiście lub e-mailem.
• Okres przechowywania: nie dłużej niż 30 dni.

Prawa w zakresie monitoringu i nagrań rozmów: dostęp do danych, sprzeciw wobec przetwarzania, ograniczenie przetwarzania oraz skarga do Prezesa UODO.

Państwa prawa i sposób ich realizacji

W związku z przetwarzaniem danych przysługują Państwu następujące prawa:

• dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
• sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych (art. 16 RODO);
• usunięcia danych (art. 17 RODO) — z zastrzeżeniem, że prawo to nie obejmuje dokumentacji medycznej, którą jesteśmy zobowiązani przechowywać przez okresy określone ustawowo;
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
• przenoszenia danych (art. 20 RODO) — w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany;
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją (art. 21 RODO);
• wycofania zgody w dowolnym momencie — jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Jak złożyć wniosek

Wniosek mogą Państwo złożyć w dowolnej formie — pisemnie na adres siedziby, e-mailem na iod.rodo@wanmedpoz.pl lub osobiście w rejestracji. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. W sprawach szczególnie skomplikowanych termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące — o czym Państwa poinformujemy. Realizacja wniosku jest bezpłatna; opłatę możemy pobrać jedynie za kolejne kopie danych lub przy żądaniach ewidentnie nieuzasadnionych albo nadmiernych.

Przed realizacją wniosku weryfikujemy tożsamość osoby, która go składa — służy to ochronie Państwa danych przed ujawnieniem osobie nieuprawnionej.

Skarga do organu nadzorczego

Jeżeli uznają Państwo, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
uodo.gov.pl